Существует тем не менее множество данных о том, как составлять планы таким образом, чтобы они приводили к осуществлению мечтаний человека. И в качестве первого шага необходимо разобраться с основными понятиями, связанными с этим предметом.
План — это описание широкомасштабных намерений, которые должны быть реализованы в короткий срок и которые направлены на приведение в порядок конкретной области. План рассчитан на то, чтобы исправить какие-либо неоптимальные обстоятельства в области деятельности, либо расширить область деятельности, либо воспрепятствовать тому, что мешает её расширению.
Чтобы осуществить план, его требуется разбить на конкретные действия, необходимые для реализации того, на что нацелен план. Для этого составляется программа.
Программа — это последовательность шагов, ведущих к выполнению плана. Для написания программы необходимо, чтобы план уже существовал — хотя бы в уме того, кто пишет программу. Шаг программы называется задачей.
Программа состоит из задач. Задача — это действие, которое следует предпринять, чтобы достичь желаемого.
Существует несколько степеней важности задач. Не все задачи одинаково важны. Ниже описана каждая из них.
Главная задача
Главная задача — общее стремление к желаемой цели, на осуществление которой направляются усилия. Это что-то весьма обобщённое — например: «Стать обученным саентологом-специалистом».
Вот примеры из различных сфер деятельности:
«Привести в рабочее состояние все механизмы и всё оборудование в компании».
«Приобрести подходящую недвижимость и оборудование по разумной цене. Установить его, подготовить к работе и начать использовать».
«Организовать рассылку книг по почтовым заказам, размещение книг по магазинам и обеспечение книгами дистрибьюторов».
Первоочередные задачи
Первоочередная задача — это задача, которая имеет отношение к вопросам организации, персонала и коммуникации. Эти задачи должны постоянно выполняться. Первоочередные задачи — это ряд «само собой разумеющихся» задач, которые, если на них не обратить внимания, приведут к состоянию бездействия.
Первая из этих задач: КТО-ТО ЕСТЬ В ЭТОМ МЕСТЕ.
Затем: ИМЕЕТСЯ СТОЯЩАЯ ЦЕЛЬ.
Затем: НАЛИЧИЕ КОГО-ТО, КТО БЕРЁТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ОБЛАСТЬ ИЛИ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ.
Затем: ФОРМА ИЛИ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ ХОРОШО СПЛАНИРОВАНА.
Затем: ФОРМА ИЛИ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ СОХРАНЯЕТСЯ ИЛИ УСТАНАВЛИВАЕТСЯ ВНОВЬ.
Затем: ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТАЕТ.
Если вышеперечисленные «само собой разумеющиеся» задачи выполняются, то мы можем двигаться дальше; но если прекратить их выполнение и ничем их не заменить, то любые задачи, которые вы поставите после этого, будут шаткими или потерпят полную неудачу.
В ТО ВРЕМЯ КАК мы будем пытаться добиться осуществления остальных задач, может возникнуть необходимость постоянно работать над тем, чтобы одна или несколько этих «само собой разумеющихся» задач выполнялись.
Вот некоторые примеры первоочередных задач:
«Принять задание, которое вам поручили».
«Прочитать и понять программу, которую вы будете выполнять».
Жизненно важные задачи
Жизненно важная задача — это что-то, что необходимо сделать, чтобы вообще было возможно работать.
Это подразумевает необходимость проинспектировать область, на которую будет направлена деятельность, и внимательно исследовать производственные факторы, материальную базу или организацию, которые мы будем использовать в работе.
При этом обнаруживаются моменты, которые не позволяют или могут помешать добиться успеха, — причём иногда это происходит уже в процессе деятельности. В этом случае действия по преодолению тех моментов, с которыми жизненно важно справиться, формулируются в виде задач.
Вот ряд примеров:
«При проведении инспекции смотрите на всё сами, не принимайте того, что сообщают другие».
«Не принимайте приказов ни от кого, кроме вашего непосредственного начальника».
«Пока идёт кампания, не допускайте, чтобы поставки книг по стране осуществлялись с перебоями».
«Поддерживайте высокий уровень этики в своём поведении и тем самым подавайте прекрасный пример».
Условные задачи
Условная задача — это задача, которая выполняется для того, чтобы собрать информацию, выяснить, возможно ли осуществление проекта, где он может быть осуществлён и т.д.
Вы видели людей, которые всю свою жизнь работают над чем-то типа «разбогатеть, чтобы объехать весь свет», но никогда этого не добиваются. А другой человек задаётся целью «объехать весь свет», берётся непосредственно за это и добивается своего. Поэтому существуют задачи, называемые условными задачами: «Если бы я смог ____, тогда мы смогли бы ____ и, таким образом, выполнили бы ____». Такие утверждения, разумеется, приемлемы, пока не оторваны от реальности.
Существует целый класс условных задач, в которых нет слова «ЕСЛИ». Такие задачи вполне допустимы. Большинство таких задач содержат много «БУДЕМ»: «Мы будем делать ____, а затем ____».
Иногда колесо Фортуны неожиданно поворачивается, и необходимо быстро этим воспользоваться. Это всего лишь «удача». Как только она появляется, воспользуйтесь ею и быстро измените план. Но если вы рассчитываете на «удачу» как на решение своих проблем, вы стоите на зыбкой почве.
Вот приемлемая условная задача:
«Мы пойдём туда и посмотрим, можно ли это место использовать».
Вот другой пример условной задачи:
«Если образуется завал из нерассортированных бумаг, выделяйте каждый день некоторое время на то, чтобы работники компании помогали раскладывать их по папкам».
Все условные задачи, по существу, заключаются в том, что сначала мы получаем какие-то сведения, и если они указывают на благоприятные обстоятельства, то мы начинаем действовать.
Рабочие задачи
Рабочая задача задаёт направление развития и уточняет его. Она обычно включает в себя намеченное время, к которому она должна быть выполнена, с тем чтобы её можно было согласовать с другими задачами.
Иногда это время указывается в виде «ПЕРЕД ТЕМ КАК...». А времени на выполнение той задачи, «перед» которой должна быть выполнена данная, может не быть.
Вот примеры рабочих задач:
«Разместить рекламу книг в местных журналах, на которые подписываются потенциальные покупатели таких книг».
«Дать подряд местным рабочим на изготовление кирпичей для стен».
«Выяснить, как можно с наименьшими затратами разослать по филиалам информационный бюллетень компании».
«Сделать уборку в номере президента».
«Послать курьера с обратной почтой в центральный офис».
Производственные задачи
Установление квот (обычно с учётом времени) — это производственные задачи.
Вот примеры производственных задач:
«К июню накопить денег для оплаты обучения в следующем году».
«Переплести за следующий месяц пятьдесят тысяч книг».
Поскольку статистика легче всего отражает производство, люди, работающие в какой-то организации или занимающиеся какой-то деятельностью, могут настолько увлечься ПРОИЗВОДСТВЕННЫМИ ЗАДАЧАМИ, что условные, рабочие или первоочередные задачи не будут поставлены.
Производство, принятое в качестве единственного типа задач, может стать настолько
ПРЕЖДЕ ЧЕМ ПОСТАВИТЬ ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ЗАДАЧИ, ВЫ ДОЛЖНЫ ПРОВЕСТИ ОПРОС-ИССЛЕДОВАНИЕ, СОБРАТЬ ИНФОРМАЦИЮ И ПОСТАВИТЬ РАБОЧИЕ И ПЕРВООЧЕРЕДНЫЕ ЗАДАЧИ.
Обычная причина низких статистик на производстве заключается в том, что первоочередные задачи больше не выполняются. Их прекращают выполнять, и никто не замечает, что это плохо отражается на производстве. Производство зависит от того, выполняются ли другие, предшествующие ему, задачи.
Далее следует краткий обзор различных типов задач, из которых складывается программа.
ТИПЫ ЗАДАЧ |
|
ГЛАВНЫЕ ЗАДАЧИ |
Широкомасштабное стремление, сформулированное в общих чертах и охватывающее, возможно, длительный и лишь приблизительно оцениваемый период времени. Например: «добиться большей безопасности» или «нанять дополнительный персонал, чтобы в штате было 50 сотрудников». |
ПЕРВООЧЕРЕДНЫЕ ЗАДАЧИ |
Этот тип задач имеет отношение к вопросам организации, персонала и коммуникации. Эти задачи должны постоянно выполняться. Это тот тип задач, который имеет отношение к |
| ЖИЗНЕННО ВАЖНЫЕ ЗАДАЧИ |
Это те задачи, которые необходимо сделать, чтобы вообще было возможно работать. Это определяется на основе инспекции области, в которой осуществляется деятельность. |
УСЛОВНЫЕ ЗАДАЧИ |
Это задачи, в которых устанавливается выбор: ЛИБО — ЛИБО, чтобы собрать информацию, выяснить, возможно ли осуществление проекта, или выяснить, где он может быть осуществлён или для кого. |
| РАБОЧИЕ ЗАДАЧИ |
Это задачи, в которых задаётся направление развития и определяются выполняемые действия, расписания мероприятий или графики работ. |
| ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ЗАДАЧИ |
Это задачи, в которых устанавливаются количества, — например, показатели по статистикам. |
захватывающий всё существо, вытесняющий все другие чувства, мысли и т.п.
всё, что может принимать, передавать или посылать сообщения. Термин взят из области электроники, где терминалом называют одну из двух зафиксированных точек, между которыми течёт энергия. Например, аккумулятор в автомобиле имеет два контакта (терминала), между которыми от одного контакта к другому течёт энергия. В Саентологии двух общающихся людей называют терминалами, потому что между ними течёт поток общения.