O que é a organização?

A maioria das pessoas tem tantas ideias associadas com a palavra «organização», que elas pensam numa organização como uma identidade ou um ser, não como uma actividade dinâmica.

Vejamos o que é realmente a organização.

Peguemos numa pilha de missangas vermelhas, brancas e azuis. Vamos organizá-las.

Agora desenhemos o organigrama. Em resumo, um organigrama (abreviatura para quadro de organização) mostra as funções, deveres, linhas de comunicação, sequências de acções e autoridades da organização.

Deitemo-las todas para cima do encarregado, todas misturadas numa confusão.

Obviamente, o encarregado tem de as encaminhar para se desenterrar. Assim temos:

Assim descobrimos muito acerca daquilo que um encarregado faz. Ele encaminha. Ele separa em tipos ou classes de coisa ou acção.

Até agora, esta é uma organização sem movimento.

Precisamos de ter produtos. Por produto nós queremos dizer algo completado que tem um valor intercambiável dentro ou fora da organização. Isto pode ser um serviço ou um artigo que foi colocado nas mãos de alguém exterior à organização ou a outro membro da organização.

Digamos que os seus produtos são missangas perfuradas, missangas enfiadas, missangas embaladas.

Obteríamos:

Ou obteríamos:

Ou obteríamos:

Não é particularmente importante que modelo de organigrama usamos, desde que este maneje o volume de missangas.

Se só tivermos uma pessoa nesta "org", ela ainda assim teria de ter alguma ideia de organização e um tipo de organigrama.

Se tivermos um volume significativo com o qual lidar, teremos de acrescentar pessoas. Se as adicionarmos sem um organigrama, também adicionaremos confusão.

A organização sem um organigrama entrará em colapso devido a sobrecarga, e a fluxos e ideias cruzadas. Estes, em conflito, tornam-se uma confusão.

Uma confusão é simplesmente fluxo sem padrão de partículas (corpos, comunicações ou outros itens). As partículas colidem, fazem ricochete umas nas outras e ficam DENTRO da área. Portanto, não há produto, porque para se ter um produto algo tem de fluir para FORA.

Agora podemos notar duas coisas. Temos alguns elementos estáveis. Estes são localizações ou postos (empregos, posições no grupo ou na organização). E temos elementos que fluem. Estas são as coisas que estão a sofrer mudanças.

Por conseguinte, as posições de uma organização mudam as partículas que estão a fluir.

As partículas fluem em sequência.

As coisas entram na organização, são mudadas, fluem para fora da organização.

Uma organização com apenas um género de artigo (missangas vermelhas) é menos complexa do que uma com vários tipos de artigos.

Qualquer actividade tem uma sequência de acções. Esta precisa de ter pontos estáveis que não fluem para que estes lidem com coisas que fluem.

Não é necessário ter um terminal estável a fazer apenas uma coisa. Mas se for assim, então isso também tem uma sequência correcta de acções. (Por «terminal» queremos dizer uma pessoa que envia, recebe ou emite comunicação.)

Tudo isto se aplica a uma casa das máquinas, a um escritório de um advogado ou a qualquer organização.

Numa casa das máquinas, o combustível flui para dentro e é transformado em movimento, que flui para fora. Alguém controla as máquinas. Alguém conserta as máquinas. Pode ser tudo feito por uma pessoa, mas assim que o volume subir, tem que se planear as acções, classificá-las e pô-las num organigrama que as pessoas ali enumeradas conhecem e seguem, senão o lugar não funcionará bem.

Isto é feito separando a operação e a reparação em duas acções, fazendo duas actividades no mesmo organigrama.

O Chefe mantém os fluxos em progresso e os terminais a desempenharem as suas acções.

No escritório de um advogado temos acções diferentes como fluxo.

Este seria um padrão de fluxo, possivelmente com uma pessoa diferente (com uma perícia diferente) em cada ponto.

Ou poderíamos ter uma espécie de organigrama sem movimento.

Mas se fizéssemos isso, teríamos de pôr o movimento no sentido vertical para que ocorresse um fluxo.

Os organigramas que só apresentam terminais geralmente não fluem.

Um organigrama típico de um exército de outrora era:

Quando passaram a ter muitos mais homens, eles tiveram de arranjar um Organigrama de fluxo.

Por isso, nós organizamos por meio de:

1. Examinar os tipos de partículas.

2. Determinar as mudanças desejadas para cada uma delas a fim de fazer um produto.

3. Pôr os terminais nos postos que farão as mudanças ao longo da sequência de mudanças.

O Organigrama também tem de incluir um reconhecimento dos tipos de partículas em (1) acima, que encaminha os tipos de partículas para os terminais que as mudam e que depois encaminham-nas para fora como produtos.

Para que um organigrama seja prático, também tem de proporcionar os meios para a aquisição dos materiais, a distribuição do produto, e ser pago pelo ciclo de acção (os passos dados desde o começo até terminar, foi o que resultou no produto) e pela sua supervisão.

Uma empresa tem várias acções.

É essencialmente uma colecção de pequenos organigramas combinados para operarem juntos como um organigrama grande.

Os princípios básicos que você tem de saber para organizar qualquer coisa estão contidos neste capítulo.

Para planear qualquer acção, tem de ser capaz de visualizar a sua sequência de fluxos e as mudanças que ocorrem em cada ponto. Tem de ser capaz de ver onde uma partícula (papel, corpo, dinheiro) entra e onde sai.

Tem de ser capaz de localizar qualquer ponto em que a partícula parará e reparar essa parte do fluxo ou resolvê-lo.

Um organigrama correcto é uma combinação contínua de fluxos que não colidem uns com os outros e que entram e sofrem realmente a mudança desejada e que saem efectivamente como um produto.