Det er livsviktig for undersøkelser å oppnå en fremragende forståelse av logikk, og et godt tak på typene av utepunkter og plusspunkter. Med dette som grunnlag er de to generelle trinnene man må foreta for å «finne ut hva som egentlig foregår» å: 

1. analysere dataene; og 

2. bruke disse analyserte dataene til å analysere situasjonen. 

Uttrykket data defineres som faktaene, grafene, uttalelsene, avgjørelsene, håndteringene, beskrivelsene som er ment å være sanne. Situasjon er definert som det brede, generelle området der det finnes en samling av nåværende data. 

Man analyserer data ved å sammenligne dem med utepunktene og se om noen av disse kommer til syne i dataene. 

Måten å analysere situasjonen på er ved å sette hvert av dataene som ble analysert som ovenfor, inn i situasjonens mindre områder. 

Ved å gjøre dette ser du stedene hvor det er mest feil eller desorganisering, og du ser også de områdene hvor effektiviteten er størst. 

Eksempel: Det er problemer i Forfriskningsenheten. Det er tre mennesker i enheten. Ved å foreta en dataanalyse av hele området får vi et antall utepunkter. Så sorterer vi disse under A, B og C, som arbeider i bedriften, og finner at B hadde de fleste utepunktene. Dette indikerer at problemene i Forfriskningsenheten ligger hos B. B kan håndteres fra forskjellige vinkler, slik som hans hatt, hans servering, osv. Legg merke til at vi analyserte dataene i hovedområdet, og sorterte dem under de mindre delene i området. Dermed hadde vi en analysert situasjon, og vi kunne håndtere. 

Eksempel: Vi analyserer alle dataene vi har om Bingo Bilfabrikk. Dataene som ble analysert på denne måten og funnet å være ute (utepunkter), sorterer vi under hver funksjon i Bingo Bilfabrikk. Slik lokaliserer vi nøyaktig hvilken funksjon det står dårligst til med. Deretter håndterer vi denne funksjonen på forskjellige måter, hovedsakelig ved å organisere den og ved å utdanne dens ledere og personell. 

Det finnes mange variasjoner. 

VI SKAFFER OSS EN ANALYSE AV SITUASJONEN VED Å ANALYSERE ALLE DATA VI HAR, OG SORTERE UTEPUNKT-DATAENE UNDER DE RESPEKTIVE OMRÅDENE ELLER DELENE. OMRÅDET SOM HAR FLEST UTEPUNKTER, ER SIKTEMÅLET FOR KORRIGERINGEN. 

Når vi konfronterer en generell situasjon som skal håndteres, har vi selvfølgelig problemet med å finne ut hva som er feil, før vi kan korrigere det. Dette blir gjort ved dataanalyse etterfulgt av situasjonsanalyse. 

Vi gjør dette ved å sortere alle dataene etter utepunkter (de fem primære ulogikkene). Nå har vi en lang liste med utepunkter. Dette er dataanalyse. 

De utepunktene vi nå har, sorterer vi under hovedområdene i scenen. Det vil vise seg at de fleste befinner seg i ett område. Dette er situasjonsanalyse. 

Vi vet nå hvilket område vi skal håndtere. 

Eksempel: Det finnes sytti data innenfor den generelle scenen. Vi finner at 21 av disse dataene er irrasjonelle (utepunkter). Vi plasserer de 21 utepunktene i området de kom fra eller er relevante for. Seksten kom fra område G. Vi håndterer område G. 

Opplevelse

Det bemerkelsesverdige ved en slik aktivitet er at dataanalysen av dataene fra en periode på en dag, kan sidestilles med tre måneders erfaring med praktisk drift. 

Slik gir data- og situasjonsanalyse et øyeblikkelig resultat, mens det tar lang tid å få erfaring. 

Man oppnår en analyse av en situasjon ved å analysere alle dataene man har, og bestemme områdene eller postene for utepunkt-dataene. Området med flest utepunkter blir gjenstanden for korreksjon.

Kvaliteten på dataanalysen avhenger av at man kjenner den ideelle organisasjonen og formålet aktiviteten er basert på. Dette betyr at man må vite hva det er meningen at dens aktiviteter skal være ut fra et rasjonelt eller logisk synspunkt. 

Det er meningen at en klokke skal fortsette å gå og vise tiden, samt ha praktisk og tiltalende design. Det er meningen at en klokkefabrikk skal lage klokker. Det er meningen at den skal produsere tilstrekkelig mange tilstrekkelig rimelige klokker som er bra nok til at de får etterspørsel og selger for nok til å holde stedet solvent. Fabrikken forbruker råmateriale samt reparerer og erstatter sitt verktøy og utstyr. Den lønner arbeidere og ledere. Den har serviceforretninger og distributører. Det er dette vi mener når vi snakker om ideell eller teoretisk struktur for klokkebedriften og dens organisasjon. 

Dette er de rasjonelle punktene. 

Fra samlingen av faktiske, gjeldende, dagsaktuelle data om urbedriften oppdager man utepunkter til bruk i en dataanalyse. 

Man setter utepunktene i forhold til helheten som en situasjonsanalyse. 

Man bruker sin administrative knowhow og ekspertise til å reparere den mest aberrerte underseksjonen. 

Man får en fungerende klokkefabrikk hvor driften ligger nærmere det ideelle. 

Militære, politiske og PR-messige situasjoner, osv. blir alle håndtert på samme måte. 

Vi kaller disse to handlingene: 

DATAANALYSE 

SITUASJONSANALYSE