Er valt echter veel te leren over de technieken die worden gebruikt om plannen zodanig op te stellen dat ze iemands dromen zullen verwezenlijken. Een eerste stap daartoe is het begrijpen van de basistermen die met dit onderwerp in verband staan. 

Een plan is een beschrijving van wat men zich op de korte termijn in het algemeen voorgenomen heeft met betrekking tot wat men ziet als een vereiste voor de aanpak van een specifiek gebied. Van een plan zou men mogen verwachten dat het de niet-optimale omstandigheden in een gebied herstelt of dat het dit gebied uitbreidt of dat het tegenwerking tegen die uitbreiding stopt of belemmert.

Om een plan uitgevoerd te krijgen moet het onderverdeeld worden in de specifieke acties die nodig zijn om de bedoelingen die men met het plan had te verwezenlijken. Dit gebeurt door middel van een programma.

Een programma is een serie stappen in volgorde om een plan ten uitvoer te brengen. Het schrijven van een programma vereist dat er vooraf al een plan bestaat, al is het alleen maar in de gedachten van de persoon die het programma schrijft. Een stap van een programma wordt een taakstelling genoemd.

Een programma bestaat uit taakstellingen. Een taakstelling is een actie die moet worden ondernomen om een gewenst doel te bereiken.

Aan taakstellingen kunnen verschillende waarden worden toegekend. Niet alle taakstellingen hebben dezelfde waarde of zijn even belangrijk. Ze worden hieronder alle beschreven.

Hoofdtaakstelling

Een hoofdtaakstelling is het geheel van de wenselijke zaken die men nastreeft. Dit is een in zeer algemene bewoordingen uitgedrukte taakstelling, zoals bijvoorbeeld “een getrainde beoefenaar van Scientology worden”.

Andere voorbeelden op diverse terreinen zijn:

“Alle machines en gereedschappen in het bedrijf operationeel krijgen.” 

“Het aanschaffen, inrichten, in gereedheid brengen en in gebruik nemen van een geschikt pand en geschikte faciliteiten tegen redelijk lage kosten.”

“Boeken verspreid krijgen naar alle boekwinkels of verkooppunten, en naar klanten die per post bestellen.” 

Een hoofdtaakstelling is het geheel van waar men naar streeft.

Primaire Taakstellingen

Een primaire taakstelling is er één die te maken heeft met de aan organisatie, personeel en communicatie gerelateerde stappen die altijd gehandhaafd moeten worden. Dit zijn een groep “vanzelfsprekende” taakstellingen die, wanneer ze over het hoofd worden gezien, tot gevolg hebben dat er helemaal geen activiteit is.

De eerste hiervan is: ZORGEN DAT ER IEMAND IS

Dan: EEN WAARDEVOLLE DOELSTELLING

Dan: ZORGEN DAT ER IEMAND VERANTWOORDELIJKHEID NEEMT VOOR HET GEBIED OF DE ACTIE

Dan: ZORGEN DAT DE STRUCTUUR VAN DE ORGANISATIE GOED GEPLAND IS

Dan: ZORGEN DAT DE STRUCTUUR VAN DE ORGANISATIE GEHANDHAAFD BLIJFT OF OPNIEUW WORDT OPGEZET

Dan: ZORGEN DAT DE ORGANISATIE OPERATIONEEL IS

Als we eenmaal over de bovenstaande “vanzelfsprekende” taakstellingen beschikken, kunnen we doorgaan; maar als deze wegvallen en niet worden vervangen, dan maakt het niet uit wat voor taakstellingen je daarna vaststelt; ze zullen aan alle kanten rammelen of totaal de mist in gaan. 

Wat het bovenstaande betreft kan het nodig zijn dat je één of meer van de “vanzelfsprekende” taakstellingen voortdurend controleert terwijl je ONDERTUSSEN probeert verdere taakstellingen op gang te krijgen.

Enkele voorbeelden van primaire taakstellingen zijn:

“Het accepteren van het werk dat men toegewezen krijgt.” 

“Het lezen en begrijpen van het programma dat men ten uitvoer gaat brengen.” 

Een voorbeeld van een primaire taakstelling is zorgen dat er iemand is.

Essentiële Taakstellingen

Een essentiële taakstelling betekent per definitie iets wat gedaan moet worden om überhaupt te kunnen functioneren.

Daarvoor is een inspectie vereist van zowel het gebied waarin men zich wil begeven, als van de factoren of het materieel of de organisatie waarmee men wil gaan werken. 

Men ontdekt dan (soms terwijl men al aan het werk is) de punten die in de toekomst zullen verhinderen dat men succes heeft of die dat succes bedreigen. En men stelt dan als taakstelling om deze essentiële punten te overwinnen. 

Enkele voorbeelden hiervan zijn:

“Met eigen ogen de omstandigheden bekijken die geïnspecteerd moeten worden; zich niet tevreden stellen met een rapport van iemand anders.” 

“Geen opdrachten aannemen van iemands anders dan de directe meerdere.” 

“De voorraad boeken in het land niet laten slinken terwijl de campagne nog aan de gang is.” 

“Zorgen dat uw gedrag van een hoog ethisch niveau is en daarmee een uitstekend voorbeeld geven.” 

Aan een essentiële taakstelling moet te allen tijde de hand worden gehouden om met succes te kunnen werken.

Voorwaardelijke Taakstellingen

Een voorwaardelijke taakstelling is er een die wordt uitgevoerd om gegevens te krijgen, of om te weten te komen wanneer of waar een project ten uitvoer gebracht kan worden, enz.

Je hebt vast weleens mensen meegemaakt die hun hele leven druk bezig zijn met “rijk worden” teneinde een reis om de wereld te maken of iets dergelijks, zonder dat ze daar ooit werkelijk aan toekomen. Iemand anders stelt zich ten doel een reis om de wereld te maken en begint er direct mee en doet het. Daarom is er een type taakstelling dat bekendstaat als een voorwaardelijke taakstelling: Als ik maar _____ dan zouden we kunnen _____ en dan bereiken we _____. Dit is natuurlijk prima, tot het punt waarop het onrealistisch wordt. 

Er is een hele groep voorwaardelijke taakstellingen die géén ALS bevatten. Deze zijn wel degelijk geldig. Ze bevatten een heleboel ZULLEN: “We zullen _______ en dan _______.”

Soms doet zich plotseling “ een goede gelegenheid” voor en daar moet men snel gebruik van maken. Dit is alleen maar “geluk hebben”. Je gebruikt het en herziet snel je planning wanneer het gebeurt. Je begeeft je echter op glad ijs wanneer je als oplossing op “geluk hebben” gaat rekenen. 

Een geldige voorwaardelijke taakstelling zou zijn: 

“We gaan erheen om te kijken of het gebied geschikt is.” 

Een ander voorbeeld van een voorwaardelijke taakstelling is:

“Als er een achterstand is in de archivering, organiseer het dan zo dat er iedere dag een korte periode is waarin de werknemers van het bedrijf helpen bij het opbergen van de stukken in de juiste dossiers.” 

Alle voorwaardelijke taakstellingen zijn in wezen acties waarbij je eerst gegevens verzamelt, zodat je, als het oké is, vervolgens aan de slag kunt gaan. 

Alle voorwaardelijke taakstellingen zijn in wezen acties waarbij men eerst gegevens verzamelt zodat men, als het oké is, vervolgens aan de slag kan gaan.

Uit te voeren Taakstellingen

Een uit te voeren taakstelling is er een die de richting aangeeft van het verloop van de werkzaamheden en de details ervan bepaalt. Dit omvat gewoonlijk een tijdschema waarop staat wanneer het werk gereed moet zijn, zodat het op andere taakstellingen aansluit.

Soms wordt het tijdstip aangeduid met “VÓÓR _______” (deze of gene situatie) terwijl het tijdstip van die situatie wellicht niet bekend is zodat men niet weet “vóór” wanneer de zaak moet zijn afgehandeld. Dan wordt het een spoedgeval “mocht de situatie zich voordoen”. 

Voorbeelden van uit te voeren taakstellingen zijn:

“Zet advertenties voor boeken in plaatselijke tijdschriften waarop het soort publiek dat in die boeken is geïnteresseerd, geabonneerd zou kunnen zijn.” 

“Huur plaatselijke arbeidskrachten om steenklei te maken voor de muren.” 

“Stel vast hoe de nieuwsbrief van het bedrijf het goedkoopst naar de filialen kan worden verstuurd.”

“Maak de presidentiële suite schoon.” 

“Stuur het antwoord per koerier direct naar het hoofdkantoor.” 

Een uit te voeren taakstelling is er een die de richting aangeeft van het verloop van de werkzaamheden en de details ervan bepaalt.

Productietaakstellingen

Het vaststellen van quota (hoeveelheden die moeten worden geproduceerd), gewoonlijk in samenhang met een vastgesteld tijdstip, is een productietaakstelling.

Voorbeelden van productietaakstellingen zijn:

“Het schoolgeld voor volgend jaar moet opzij worden gezet vóór juni.” 

“Vóór volgende maand moeten er vijftigduizend boeken zijn ingebonden.” 

Omdat statistieken het gemakkelijkst de productie weerspiegelen, kan een organisatie of activiteit zich zo concentreren op PRODUCTIETAAKSTELLINGEN dat er wordt verzuimd voorwaardelijke, uit te voeren of primaire taakstellingen vast te stellen. Wanneer dit gebeurt kan de productie ineenstorten, vanwege het ontbreken van planning die in andere typen taakstellingen vermeld zou moeten staan. 

Als er alleen taakstellingen worden vastgesteld voor de productie, kan dit zo overheersend worden dat de voorwaardelijke taakstellingen, zelfs wanneer ze zijn vastgesteld, totaal worden verwaarloosd. De uit te voeren taakstellingen en de primaire taakstellingen worden dan heel onrealistisch en de statistieken gaan NEERWAARTS. 

JE ZULT MOETEN INSPECTEREN EN ONDERZOEKEN EN GEGEVENS VERZAMELEN EN JE ZULT UIT TE VOEREN TAAKSTELLINGEN EN PRIMAIRE TAAKSTELLINGEN MOETEN VASTSTELLEN VÓÓRDAT JE PRODUCTIETAAKSTELLINGEN KUNT VASTSTELLEN. 

Een gebruikelijke reden voor neerwaartse productiestatistieken is het verdwijnen van de primaire taakstellingen. Ze worden niet meer gehandhaafd en niemand merkt dat dit een slechte invloed heeft op de productie. De productie is ervan afhankelijk dat andere, voorafgaande taakstellingen gehandhaafd blijven.

Het vaststellen van quota, gewoonlijk in samenhang met een vastgesteld tijdstip, is een productietaakstelling.

Het onderstaande is een korte samenvatting van de verschillende soorten taakstellingen die onderdeel uitmaken van een programma.